La conservazione documentale è definita nell'allegato 1 del documento emesso
dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), intitolato:
"Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici".
È descritta come l'insieme delle attività finalizzate a definire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione. Queste attività sono progettate per governare la gestione dei documenti in relazione al modello organizzativo adottato, con l'obiettivo di garantire nel tempo le caratteristiche di:
- Autenticità: la certezza che il documento sia quello che dichiara di essere.
- Integrità: la garanzia che il documento non sia stato alterato in modo non autorizzato.
- Leggibilità: la capacità di leggere e comprendere il documento nel tempo.
- Reperibilità: la facilità con cui si può trovare il documento quando necessario.
Il processo di conservazione documentale garantisce che i documenti digitali rimangano fruibili nel tempo, preservando la loro validità ai fini legali e operativi sia per le aziende che per i professionisti.
Mancata conservazione documenti: responsabilità e conseguenze
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