Per poter rispondere a questa domanda, dobbiamo prima dare una definizione ai ruoli.
Responsabile della Conservazione (RdC): è il cliente, generalmente nella persona del Legale Rappresentante o un suo delegato. Il RdC, una volta affidati al RdSC (tramite apposita delega fatta direttamente da DocEasy) tutti i compiti relativi alla gestione del sistema di conservazione, resta responsabile solo per la predisposizione del manuale di conservazione, che può redigere tramite la sezione dedicata in DocEasy, e del caricamento dei documenti nel sistema di conservazione.
Conservatore: soggetto che offre il servizio di conservazione, ovvero Alias Group.
Responsabile del Servizio di Conservazione (RdSC): figura interna al conservatore formalmente delegata a supervisionare il sistema di conservazione.
Il ruolo di Responsabile della Conservazione, come stabilito al punto 4.5 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici stabilisce quanto segue:
«Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.»
Questo significa che il ruolo può essere ricoperto da un soggetto interno all'organizzazione del cliente o da un soggetto esterno all'organizzazione del cliente con idonee competenze, ma in ogni caso diverso dal Responsabile del Servizio di Conservazione. Una figura interna al Conservatore (Alias Group) sarà il Responsabile del Servizio di Conservazione nominato con apposita delega fatta dal Responsabile della conservazione. La firma di questa delega verrà richiesta in seguito, mediante il rilascio di una sezione dedicata alla Conservazione e per la quale seguiranno idonee istruzioni. La nomina a Responsabile della Conservazione si intende effettiva fino a che non viene indicato un nuovo soggetto per quel ruolo da parte del cliente.
La nomina a Responsabile del Servizio di Conservazione (dal cliente verso Alias Group) è valida fino a revoca.